Revoir les processus d’une entreprise est souvent perçue à tort comme un unique changement de méthodologie. Souvent effectué avec l’aide d’un consultant externe, les dirigeants forment une gouvernance ou l’entièreté du processus y est créé et acheminé par la suite au département concerné.
C’est alors que survient de la part de vos gens, de la résistance au changement qui impactera énormément la mise en place de vos processus, votre productivité et du même coup votre profitabilité.
Quel est le facteur de succès ayant un impact majeur qui a été oublié dans cette situation ?
L’effort collectif !
Au sein de votre comité de Gouvernance de Processus, composé des leaders, vous élaborerez la liste de vos processus en place. Vous veillerez également à répertorier judicieusement les priorités avec lesquelles vous allez les traiter. Une fois votre stratégie établie, viendra le moment de la révision ainsi que de la création des processus manquants, sous la responsabilité du leader étant imputable.
L’effort collectif est selon moi, LE facteur de succès LE plus important de tous. En tant que leader, vous serez imputable pour les processus de votre service, aussi bien faire grandir vos gens et les motiver tout au long de la démarche. C’est en équipe que tout doit se dérouler afin d’éviter les défis majeurs au niveau de la gestion du changement. Pour inviter les gens à adhérer à la démarche, les comportements à adopter tout au long des processus doivent être déterminés avec, et par eux. Ce sont des ateliers concernant les « irritants » ainsi que des processus rêvés, avec lesquels vous obtiendrez le plus de matière pour vos nouveaux processus.
De ces suggestions, n’hésitez pas à ressortir des éléments qui peuvent être corrigés rapidement, communément appelé “Quick Win”. Demandez-leurs des solutions et corrigez la situation rapidement. Ces gains rapides permettront à vos gens de surfer rapidement sur des victoires qui les motiveront pour les processus à venir.
Organisez des 1:1 avec certains des employés, formez des comités afin de créer les procédures, les listes de vérification et demandez-leur de réviser vos mappings ! Vous pourrez constater qui sont les employés qui sont axés vers l’amélioration continue, les leaders inconnus. Vous découvrirez des trésors chez vos employés les plus introvertis qui gardaient jusqu’à ce jour toutes les informations pour eux.
Nommez également des experts techniques qui suivront la mise en place du processus afin qu’il soit implanté de façon efficace. Vous pouvez également améliorer la communication à l’aide d’ateliers qui encouragent l’employé à communiquer ses suggestions. Imaginez le travail d’équipe qui va en résulter !
Une formation leur sera également donnée, puisque votre expertise leur sera partagée tout au long de la création et mise en place des processus. « Delegate to elevate ! » Vous établirez aussi un climat favorable à la passation du savoir de par leur partage lors des comités.
Vos gens travaillent quotidiennement et certains depuis longtemps avec des processus que vous avez précédemment conçus. Vous cherchiez des experts, eh bien, vous les avez trouvés ! Vous n’êtes probablement pas non plus le meilleur candidat pour la conception de vos processus parce que n’oubliez pas que depuis des années vous avez une vision en parapluie sur votre entreprise alors qu’une connaissance détaillée de la chaîne est nécessaire. Effectuez des ateliers avec tous les employés susceptibles d’être affectés par ces processus, ils ont une vision de la situation beaucoup plus précise que la vôtre !
En plus de favoriser la fameuse « Kiss theory », le sentiment de contribution, d’intrapreneuriat et d’engagement atteindront des sommets inattendus avec ces pratiques.
Une fois que la traction sera engagée, vous verrez de l’engouement, une denrée rare lorsqu’il s’agit de mettre en place de nouveaux processus !
Nous ne sommes plus le consultant externe qui se contente d’aider à produire les processus, nous sommes le consultant qui supporte dans la création, la mise en place et surtout la gestion des résistances éventuelles, en plus d’améliorer l’esprit d’équipe et le sentiment d’appartenance !
LE SUCCÈS DES PROCESSUS RÉSIDE DANS L’EFFORT COLLECTIF !
Photo de Geralt
